La un moment dat toti trainerii se lovesc de situatia ingrata in care participantii la un training (si vorbesc de in-house, evident) nu vor sa fie acolo. Daca este un grup mai mare si sunt putini care sunt reticenti, este relativ usor. Ce facem totusi daca avem un grup intreg care nu doreste sa participe la training? Ce facem daca sunt 24? Ce facem daca este vorba si de soferi-distribuitori? Doresc sa va prezint un studiu de caz si sa vin cu sugestii legate de gestionarea grupurilor care sunt reticente la participarea la activitatile de formare. Ca sa implementati solutiile propuse de acest articol trebuie sa aveti o oarecare experienta in gestionarea grupurilor si cu oamenii in general. Nimic specataculos, doar sa va descurcati cu ei cat de cat.

Acum, pe viu, cazul…

Compania si participantii:

• Domeniul de activitate a companiei – panificatie si patiserie.
• Numarul participantilor la training – 24.
• Responsabilitatile participantilor – livrarea marfi, preluarea comenzilor, promovarea produselor noi, prezentarea promotiilor.

Obiectivele trainingului:

• Evaluarea abilitatilor si competentelor de baza a participantilor.
• Insusirea de catre participanti a tehnicilor si strategiilor de baza de vanzari.
• Insusirea de catre participanti a notiunilor de baza de customer care.

Trainingul a fost prezentat rapid, fara a se discuta in detaliu implicatiile acestuia. S-a prezentat idea generala, data si ora desfasurarii.

Prima recomandare: este foarte util ca trainerul sa lucreze impreuna cu managementul la elaborarea modului de prezentare a trainingului. Pregatirea acestuia pregateste participantii si reduce tensiunile legate de training. Exista un minim de lucruri pe care trebuie sa le mentioneze managerii cand prezinta trainingul si anume:

-          Scopul trainingului: pentru a seta corect asteptarile participantilor. In cazul nostru participantii aveau impresia ca vor participa la o sedinta cu un colaborator extern SI managementul pentru a putea sa-si expuna problemele.

-          Tematica detaliata: pentru a evita frica de necunoscut a participantilor, deci a spori nivelul lor de confort. In cazul de fata participantii nu stiau deloc despre ce se va vorbi, tematica fiind una cu totul surprinzatoare pentru acestia.

-          Prezentarea trainerului/trainerilor: daca stiu cu cine se vor intalni, vor accepta formatorul mai usor. In cazul nostru participantii se asteptau sa intalneasca un profesor (cu tot ce implica imaginea conventionala a unui profesor), dar trainerii de putine ori sunt profesorii cu care s-au obisnuit cei din generatia dinaintea revolutiei.

A doua recomandare: sedintele interne de vanzari (implementate intr-un mod in care participantii isi pot exprima nemultumirile si pot solicita sprijinul managementului) detensioneaza participantii si le confirma faptul ca atat trainerul cat si managementul este acolo sa ii sprijine si nicidecum sa ii lectureze, judece sau forteze sa faca ceva inutil.

Implementarea trainingului:

• Recomand sa folositi salile de conferinta ale companiei pentru a creste gradul de confort psihologic al angajatilor. In cazul in care compania nu dispune de asemenea facilitati, sau sala de conferinte nu corespunde din punct de vedere tehnic (este prea mica, prea mare, este rece, nu se poate rearanja in mod corespunzator, etc.) folositi sali in care participantii se simt confortabil. In cazul discutat compania dispunea de locatie proprie, iar daca nu ar fi avut, as fi recomandat sala unui hotel de 2-3 stele. Un hotel mai extravagant ar putea sa intimideze pe unii.
• Daca trainingul se desfasoara in afara programului de lucru, participantii vor fi nevoiti sa depuna un efort suplimentar pentru a fi acolo, deci cel mai bine este sa se implementeze totul in timpul programului de lucru.
• Daca este posibil, evitati gruparea participantilor si implementarea trainingului in zile diferite, deoarece carcotasii pot vorbi cu cei care au participat la trainingul anterior si sa pregateasca un „plan” prin care sa va dea totul peste cap.

In sala de curs:

• Fiti atenti cine intra primul (de obicei sunt cei mai dezinvolti, liderii grupului), in jurul cui se aduna cei mai multi oameni. Veti putea sa folositi liderii pentru a gestiona grupul pe parcursul trainingului. Odata ce ati demontat cel mai mare carcotas si l-ati facut prieten, acesta va tine grupul sub control, iar ceilalti il vor urma instinctiv.
• Faceti tot posibilul sa ii cunoasteti cat mai bine. Dati informatii si despre voi sa dezvoltati relatii cat mai stranse. In acest sens va recomand sa incepeti cu o sesiune de incalzire care sa constea in discutii libere legat de munca participantilor.
• Fiti deschisi si raspundeti la intrebari.
• Aprobati parerile participantilor, iar daca este nevoie mai adaugati parerea voastra. In cazul in care parerile voastre difera de parerile participantilor, puneti intrebari de genul „ce ar fi daca?”, dupa care cu o mica introducere de genul „dupa cum bine stiti” expuneti informatiile corecte.
• Adresati-va direct celor mai mari carcotasi folosind formulari de genul: „stii si tu bine ca”. Puneti-le intrebari si cereti-le parerea. Chiar daca vorbesc ineptii, nu ii desfiintati, ci conduceti-i catre raspunsul corect treptat.
• Faceti oamenii sa spuna „Da!”. Indiferent cu ce, important este sa spuna cat mai des cuvantul magic. Mintea lor incet se va orienta spre lucrurile pozitive.
• Interactionati cat mai mult cu participantii. Astfel se vor simti importanti si incet vor percepe cursul ca fiind ceva propriu (nu extern, tinut de un nebun care vine sa-i plictiseasca).
• Impartasiti experientele proprii.
• Faceti oamenii sa se miste. Puneti intrebari si incurajati oamenii sa isi ridice mainile daca sunt de acord.

Dupa cum ati putut vedea, mare parte din gestionarea situatiilor problematice este munca de pregatire. Daca totusi apar oameni cu o atitudine ostila in sala de curs, folositi tehnicile descrise mai sus.